Roteiros Cerimoniais : Alguns itens para realização de cerimonial

                                   Providências de um cerimonial                             

informar com antecedência, à equipe de cerimonial responsável, a presença de autoridades convidadas para as solenidades realizadas na Universidade;

instalar junto à recepção, no local do evento, duas mesas com duas placas indicativas: “Autoridades internas e externas, favor identificar-se”;

selecionar recepcionistas para receber e conduzir autoridades e familiares aos lugares reservados nas primeiras fileiras, de acordo com os convites. Em ambientes abertos, providenciar assentos em local abrigado do sol;

preparar sala de apoio para as autoridades e a imprensa, com serviço de copa e garçom;

definir quem são as personalidades que vão compor a mesa de honra e quem irá presidi-la, com base no formato do evento (reportar-se aos modelos disponíveis neste site).

providenciar, para a mesa de honra, toalha, água, jarra, copos de vidro, bandeja, suporte para copos, crachás de mesa com o logotipo da UNICAMP, cadeiras, arranjo floral central ou ao chão.

faixas com conteúdo institucional poderão ser afixadas à frente da mesa e banners em outros locais;

escalar copeiro para reposição de água para os componentes da mesa;

colocar folhas de papel e canetas destinadas às anotações dos componentes da mesa de honra;

instalar bandeiras (estado de São Paulo, Brasil, Campinas, UNICAMP);

garantir o suporte técnico prévio e durante o evento;

preparar a infra-estrutura do local: sonorização, iluminação, climatização, equipamentos multimídia e iluminação do ambiente;

solicitar segurança e primeiros socorros condizentes, conforme normas da Universidade;

instalar púlpito, microfones e iluminação adequados para o mestre-de-cerimônias;

preparar mimos, placas, diplomas e flores para eventuais homenagens;

colocar mesa de apoio para brindes e mimos. Devem ser observados alguns cuidados com relação aos mimos — chocolates, itens de vestuário, objetos pontiagudos e flores não devem ser oferecidos;

preparar o roteiro de cerimoniais para mestre-de-cerimônias, reitor, diretor de unidade, patrono de formatura, recepcionistas, técnico de sonorização e eventualmente para firma terceirizada;

preparar roteiros que prevejam falas breves para cerimônias que transcorrem com autoridades e convidados em pé;

enviar com antecedência o roteiro do cerimonial à unidade correspondente e à chefia do cerimonial do GR, para encaminhamento à autoridade que estará presente (reitor, pró-reitores ou seus representantes);

reservar cartões para registro de autoridades externas presentes (nome, cargo, instituição). Se houver um grande número de autoridades, citar apenas a mais importante, estendendo-se os cumprimentos aos demais;

entregar ao Reitor os cartões das autoridades presentes nomeadas, para que, se desejar, possa referir-se e agradecer.

preparar a lista dos componentes da mesa, que deverá ser colocada à frente dos demais, sobretudo em eventos com convidados externos, e conter também os nomes dos componentes da mesa de extensão;

elaborar lista de convidados ausentes que enviaram cumprimentos;

providenciar as tomadas de fotos, gravações sonoras e de imagens;

colocar à disposição um certo número de recepcionistas para acompanhamento de autoridades à mesa e comunicação entre os componentes da mesa e o locutor;

preparar o roteiro de acordo com os usos e protocolos instituídos;

examinar com cuidado, antecipadamente, a operacionalização dos cerimoniais, de acordo com o roteiro;

verificar com antecedência as autoridades que compõem a mesa de abertura e que farão uso da palavra;

anunciar genericamente a presença de diretores e superintendentes de faculdades, institutos, centros, núcleos e demais órgãos da UNICAMP, em grandes eventos com grande público;

providenciar o livro de atas destinado às posses de reitor, superintendente e diretor;

solicitar, caso haja convidados estrangeiros homenageados e se julgue necessário, informações sobre opções de cardápio em almoços ou jantares;

preparar e instalar placas indicativas (estacionamento, auditório, sala VIP, toaletes etc.);

solicitar breve curriculum vitae aos homenageados ou ao patrono da turma de formandos em solenidades de colação de grau.